Brak obsługi JavaScript

Państwa przeglądarka ma wyłączoną obsługę Java Scriptu bądź go nie obsługuje.

Część funkcjonalności serwisu nie będzie dla Państwa dostępna.

Zalecamy włączenie obsługi Java Scriptu bądź zainstalownie innej przegląrki np.: Fire Fox-a

Za utrudnienia przepraszamy.

Raportowanie

1. INFORMACJE OGÓLNE

Mobility Tool+ (MT+) to aplikacja internetowa przeznaczona dla beneficjentów programu Erasmus+ i beneficjentów realizujących projekty finansowane w ramach PO WER. Aplikacja pozwala zarządzać danymi dotyczącymi realizowanych projektów oraz umożliwia złożenie raportu końcowego z realizacji projektu.

Mobility Tool+ znajduje się pod adresem https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility

Beneficjent jest zobligowany do regularnego/comiesięcznego uzupełniania (aktualizowania) danych w Mobility Tool+. Informacje umieszczone w Mobility Tool+ powinny odzwierciedlać faktyczny stan realizowanego projektu.

Przed wyjazdem na staż/szkolenie w ciągu 3 dni od podpisania umowy z uczestnikami należy zarejestrować mobilności uczestników w systmie Mobility Tool+.

2. LOGOWANIE DO SYSTEMU

Aby uzyskać dostęp do swojego projektu w systemie, należy:

  • Utworzyć konto w bazie EU_LOGIN (nowa wersja systemu ECAS) na stronie: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility przy rejestracji podając odpowiedni adres e-mail
  • Potwierdzić adres email za pośrednictwem, którego chcą się Państwo logować do systemu MT+ poprzez wysłanie wiadomości email na adres email opiekuna projektu (w treści: numer projektu + adres email + prośba o umieszczenie projektu w systemie MT+)
  • Zalogować się do systemu Mobility Tool+ na stronie: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility

Brak potwierdzenia adresu email w FRSE uniemożliwia przetransferowanie projektu do systemu Mobility Tool+.

3. INSTRUKCJE

  • Przewodnik dla użytkowników systemu Mobility Tool+ [PDF] wersja z 10 sierpnia 2016r.
  • Przewodnik dla użytkowników systemu EU_LOGIN - nowa wersja systemu ECAS (wersja angielska) [PDF] wersja z 25 października 2016 r.
  • Instrukcja: Jak dodać mobilność w systemie MT+ (wersja angielska) [wideo] [prezentacja]
  • Instrukcja: Jak eksportować i importować dane mobilności (wersja angielska) [wideo] [prezentacja]
  • Instrukcja: Jak wypełnić i złożyć raport końcowy (wersja angielska) [wideo][prezentacja]

Raport postepu

W przypadku umów finansowych z raportem postępu/przejściowym warunkiem uzyskania kolejnej płatności zaliczkowej jest złożenie przez beneficjenta i zatwierdzenie przez FRSE raportu postępu/przejściowego. Każdy raport postępu/przejściowy podlega analizie formalnej, jakościowej i finansowej.

Do złożenia raportu postępu/przejściowego zobligowani są tylko ci beneficjenci, którzy posiadają stosowny zapis na ten temat w umowie finansowej. Dla pozostałych organizacji raport nie jest wymagany.

Raport postępu/przejściowy składa się za pośrednictwem systemu OnLine FRSE

Do raportu postępu/przejściowego należy obowiązkowo dołączyć oświadczenie o prawidłowości danych w raporcie postępu/przejściowym oraz zrealizowany przez uczestników zgłoszonych w sprawozdaniu program stażu/szkolenia. 

Oświadczenie o prawidłowości danych w raporcie postępu [DOC]


Raport końcowy

1. INFORMACJE OGÓLNE

Raport końcowy stanowi sprawozdanie z realizacji całego projektu mobilności i dotyczy konkretnego okresu trwania projektu wskazanego w umowie finansowej (art. I.2.2).

Do złożenia raportu końcowego zobowiązany jest każdy beneficjent. Raport końcowy traktowany jest jako wniosek o płatność końcową.

Termin złożenia raportu jest indywidualny dla każdego projektu. Zgodnie z zapisami umowy raport należy złożyć dopiero po zakończeniu projektu, w terminie zgodnym z zapisami umowy tj. 60 dni od daty zakończenia projektu (art. I.4.4).

Raport końcowy należy złożyć wyłącznie w wersji elektronicznej, za pośrednictwem systemu Mobility Tool+ (zakładka RAPORTY).

Po złożeniu raportu końcowego w systemie MT+ należy mailowo poinformować o tym fakcie opiekuna projektu w FRSE. Ułatwi to i przyśpieszy ocenę raportu.

Uwaga! W przypadku, gdy płatność końcowa ma być dokonana na inny numer rachunku bankowego beneficjenta niż ten określony w umowie, fakt ten należy zgłosić FRSE, najpóźniej w dniu złożenia raportu końcowego.

Proces oceny raportu końcowego przeprowadzany przez FRSE obejmuje następujące etapy:

  • Ocena formalna
  • Walidacja mobilności
  • Ocena jakościowa
  • Analiza finansowa

2. OBOWIĄZKOWE ZAŁĄCZNIKI DO RAPORTU KOŃCOWEGO

Do raportu końcowego z realizacji projektu należy obowiązkowo dołączyć dokumenty zgodnie z Listą załączników do raportu końcowego:

  • oświadczenie – skan podpisanego oświadczenia prawnego przedstwiciela instytucji beneficjenta, pobranego z systemu Mobility Tool+ (zakładka Raporty);
  • program zrealizowanego stażu dla wszystkich zawodów i/lub program mobilności kadry dla każdej grupy – zgodnie ze wzorem FRSE
    • Program zrealizowanego stażu [WORD]
    • Program mobilności kadry [WORD]
  • harmonogram – zgodnie ze wzorem FRSE
  • wykaz miejsc, w których odbywały się praktyki/staże lub mobilność kadry – w treści raportu lub w osobnym załączniku, wg własnego wzoru;
  • materiały upowszechniające (artykuły, publikacje, raporty itp.) – w formie załączników dołączonych do raportu lub linków (w treści raportu lub w osobnym pliku).

3. INFORMACJE PRAKTYCZNE

  • Raport znajduje się w zakładce Raporty i ma formę ankiety online.
  • Raport można wystawić (przycisk Wygeneruj raport beneficjenta) na dowolnym etapie realizacji projektu. Przy każdym wejściu do edycji raportu (przycisk Edytuj szkic), system pobiera aktualne dane z pozostałych sekcji (przede wszystkim Mobilności i Budżet).
  • Częściowo wypełniony raport można zapisywać, a następnie wracać do jego wypełniania, aż do momentu złożenia raportu.
  • Raport można złożyć po jego całkowitym wypełnieniu – wówczas w lewym górnym rogu pojawi się przycisk Rozpoczęcie procesu składania raportu.
  • FRSE nie wymaga przysyłania raportu końcowego w wersji papierowej
  • Istnieje możliwość wydrukowania raportu (zapisania jako PDF) dla własnych potrzeb – zarówno na etapie szkicu (przycisk Drukuj szkic), jak i już złożonego raportu (przycisk Pobierz raport beneficjenta).
  • Po złożeniu raportu, projekt zostanie zablokowany do edycji.

UWAGA! W przypadku podania w mobilnościach skorygowanych kwot (pole „Mobilność łącznie (skorygowana)”), prosimy o podanie w raporcie końcowym (pole opisowe w punkcie 10.2) całkowitej, wydanej kwoty dla danego działania, w rozbiciu na wsparcie indywidualne oraz podróż. Tylko w ten sposób otrzymamy od Państwa informację, z której kategorii budżetowej wydali Państwo inne kwoty od tych automatycznie wyliczonych przez system. 



Raport indywidualny

Do złożenia raportu indywidualnego zobowiązany jest każdy uczestnik mobilności. Zgodnie z zapisami umowy, którą organizacja wysyłająca musi zawrzeć z każdym uczestnikiem, raport należy złożyć maksymalnie w ciągu 14 dni od otrzymania wezwania do złożenia raportu.

Aby było możliwe złożenie raportu przez uczestnika, beneficjent musi zarejestrować mobilność uczestnika w systemie Mobility Tool+. Wskazane jest, aby dane mobilności były wprowadzane w ciągu 3 dni od podpisania umowy z uczestnikiem. Dzięki temu system będzie mógł automatycznie wysłać uczestnikowi mailowe wezwanie do złożenia raportu od razu po terminie zakończenia mobilności.

Ponadto:

  • Raporty uczestników mają formę ANKIET ONLINE. Raporty wypełniane są w przeglądarce internetowej.
  • Wszyscy uczestnicy mobilności muszą złożyć raporty indywidualne przed złożeniem przez beneficjenta raportu końcowego z realizacji całego projektu
  • Do wypełnienia raportu uczestnik mobilności jest zapraszany e-mailem, w którym jest podany link do raportu. W emailu podawany jest link do raportu – jego adres zaczyna się od: http://ec.europa.eu/eusurvey/. Email jest wysyłany z adresu replies-will-be-discarded@ec.europa.eu.
  • Wiadomości email z linkami do raportów wysyłane są AUTOMATYCZNIE, ostatniego dnia mobilności.
  • W razie potrzeby, Beneficjent może ponownie wysłać uczestnikowi link do raportu (zakładka „Mobilności”, ikonka z ołówkiem przy nazwisku uczestnika, górna tabelka, przycisk „Wyślij ponownie”).
  • Częściowo wypełnione raporty można zapisywać, a następnie wracać do ich wypełniania, aż do momentu złożenia raportu.
  • Nie ma możliwości złożenia więcej niż jednego raportu przez jednego uczestnika.
  • Wydruk złożonych raportów uczestników odbywa się poprzez zapisanie ich jako PDF, a zrobić to mogą zarówno uczestnicy, jak i Beneficjenci (zakładka „Mobilności”, ikonka z ołówkiem przy nazwisku uczestnika, górna tabelka, link „Pobierz plik PDF”).
  • Prosimy o przedstawienie wydatków poniesionych na uczestników w walucie EUR.
  • Beneficjent ma prawo uzależnić wypłatę ostatniej raty kieszonkowego dla uczestnika od złożenia indywidualnego raportu, co powinno być uzgodnione w umowie z uczestnikiem.

Przypominamy, że więcej informacji na temat systemu MT+ znajdą Państwo na stronie http://erasmusplus.org.pl/raportowanie/

W przypadku wątpliwości zachęcamy do konsultacji z pracownikami zespołu. Dane dostępne w zakładce Kontakt.