Międzynarodowa mobilność edukacyjna uczniów i absolwentów
oraz kadry kształcenia zawodowego

KONKURS 2019

Umowa finansowa

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji informuje, że w dniu 24 lipca 2019 r. podjęła decyzję o zatwierdzeniu do realizacji ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) w ramach projektu „Międzynarodowa mobilność edukacyjna uczniów i absolwentów oraz kadry kształcenia zawodowego” wniosków umieszczonych na liście rezerwowej akcji 1 sektora Kształcenie i szkolenia zawodowe programu Erasmus+ konkurs 2019.

Załączniki do umowy finansowej

Dokumenty związane z podpisaniem umowy finansowej na realizację projektu
  • PEŁNOMOCNICTWO  [DOC]  pełnomocnictwa przesłane w momencie składania wniosku do programu Erasmus+ nie będą akceptowane. Należy przedstawić nowe pełnomocnictwo w przypadku projektów finansowanych w ramach PO WER.
  • PEŁNOMOCNICTWO MANDATE [DOC] – dotyczy wyłącznie konsorcjów
  • PEŁNOMOCNICTWO dla dyrektora do mandate [DOC] – dotyczy wyłącznie konsorcjów
  • Hasło weryfikacyjne do ankiety beneficjenta w systemie OnLine FRSE  przesłane w formie elektronicznej
  • Instrukcja wypełnienia i złożenia ankiety beneficjenta w sytemie OnLine FRSE [PDF]
  • Instrukcja wypełnienia i złożenia formularza kontraktowego w systemie OnLine FRSE [PDF]
  • Wykaz dokumentów do umowy [PDF]
System URF

 Beneficjent jest zobowiązany do uzupełnienia informacji w systemie URF. Szczegółowe informacje i dokumenty jakie należy zamieścić w systemie URF są dostępne pod adresem http://erasmusplus.org.pl/jak-zlozyc-wniosek/ Brak aktualnych dokumentów w systemie URF skutkować może odmową podpisania przez FRSE umowy finansowej, a tym samym uchylenie decyzji o przyznaniu dofinansowania.

Instytucje niepubliczne

W przypadku instytucji niepublicznych dodatkowe informacje dot. ustalenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy zostaną przekazane bezpośrednio do koordynatorów projektów drogą mailową.

Forma dofinansowania

Projekt będzie realizowany na zasadach programu Erasmus+, ale dofinansowany ze środków PO WER. Szczegółowe informacje dotyczące budżetu oraz zasad jego wykorzystywania będą określone w umowie finansowej, której wartość całkowita zostanie wyrażona w walucie PLN. Maksymalna kwota wypłaconych zaliczek wyniesie 80% zatwierdzonej kwoty budżetu.

Projekt jest finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w 94,29% oraz ze środków krajowych w 5,71%.

Wniosek o zmianę w umowie

Wniosek o zmianę w umowie finansowej należy złożyć najpóźniej 1 miesiąc przed datą zakończenia projektu, ale przed zaistnieniem zmiany.

Aneksowania wymagają następujące zmiany:

  • zmiana formy prawnej i nazwy beneficjenta
  • zmiana organu prowadzącego
  • zmiana składu grupy partnerskiej
  • zmiana rachunku bankowego
  • zmiana okresu realizacji projektu
  • zmiany w budżecie (zmniejszenie/zwiększenie/przekroczenie dopuszczalnych limitów przesunięć między kategoriami)
  • inne (w zależności od specyfiki sektora)

Wniosek o zmianę w umowie wypełnia się  w systemie OnLine FRSE (dostępny w zakładce PROJEKTY). Po wysłaniu dokumentu online, wniosek należy wydrukować,  podpisać zgodnie z prawną reprezentacją beneficjenta  i przesłać na adres FRSE.

Umowa finansowa dla projektu z jednym beneficjentem

Warunki szczególne umowy finansowej – indywidualne dla organizacji

Załącznik I: Warunki ogólne umowy finansowej [PDF]

Załącznik II: Opis projektu, Szacunkowy budżet projektu – indywidualne dla organizacji

Załącznik III: Zasady finansowe i umowne [PDF]

Załącznik IV: Stawki mające zastosowanie w Umowie [PDF]

Załącznik V: Wzory umów mających zastosowanie pomiędzy beneficjentem a uczestnikami projektu

Osoba ucząca się

    • Umowa finansowa pomiędzy organizacją wysyłającą a uczestnikiem mobilności – osobą uczącą się [PL]
    • Porozumienie o programie zajęć ECVET dla mobilności osób uczących się [PL] [EN]
    • Porozumienie o partnerstwie ECVET – Memorandum of Understanding [EN]
    • Porozumienie o programie zajęć dla mobilności osób uczących się [PL] [EN]
    • Zobowiązanie do Zapewnienia Jakości Mobilności [PL]  [EN]
    • Oświadczenie Uczestnika Projektu [PL]
    • Instrukcja wypełniania Oświadczenia Uczestnika [PL]

Pracownik

    • Umowa finansowa pomiędzy organizacją wysyłającą a uczestnikiem mobilności – pracownikiem [PL]
    • Program szkolenia dla mobilności kadry w ramach sektora [PL]  [EN]
    • Oświadczenie Uczestnika Projektu [PL]
    • Instrukcja wypełniania Oświadczenia Uczestnika [PL]

Załącznik VI: Minimalny zakres danych koniecznych do przekazania FRSE [PDF]

Załącznik VII: Formularz zgłoszeniowy – minimalny zakres danych koniecznych do przekazania przez uczestnika projektu do beneficjenta/organizacji partnerskiej projektu

    • Formularz zgłoszeniowy – osoba ucząca się [DOC]
    • Formularz zgłoszeniowy – absolwent [DOC]
    • Formularz zgłoszeniowy – pracownik [DOC]

Załącznik VIII: Wzór upoważnienia i odwołania do przetwarzania danych – minimalny zakres wymagany przez FRSE [DOC]

Umowa finansowa dla projektow z wieloma beneficjentami (konsorcjum)

Warunki szczególne umowy finansowej – indywidualne dla konsorcjum

Załącznik I: Warunki ogólne umowy finansowej [PDF]

Załącznik II: Opis projektu, Szacunkowy budżet projektu, Lista pozostałych beneficjentów – indywidualne dla organizacji

Załącznik III: Zasady finansowe i umowne [PDF]

Załącznik IV: Stawki mające zastosowanie w Umowie[PDF]

Załącznik V: Wzory dokumentów mających zastosowanie w umowach pomiędzy Beneficjentem a uczestnikami projektu

Osoba ucząca się

    • Umowa finansowa pomiędzy organizacją wysyłającą a uczestnikiem mobilności – osobą uczącą się [PL]
    • Porozumienie o programie zajęć ECVET dla mobilności osób uczących się [PL] [EN]
    • Porozumienie o partnerstwie ECVET – Memorandum of Understanding [EN]
    • Porozumienie o programie zajęć dla mobilności osób uczących się [PL] [EN]
    • Zobowiązanie do Zapewnienia Jakości Mobilności [PL]  [EN]
    • Oświadczenie Uczestnika Projektu [PL]
    • Instrukcja wypełniania Oświadczenia Uczestnika [PL]

Pracownik

    • Umowa finansowa pomiędzy organizacją wysyłającą a uczestnikiem mobilności – pracownikiem [PL]
    • Program szkolenia dla mobilności kadry w ramach sektora [PL]  [EN]
    • Oświadczenie Uczestnika Projektu [PL]
    • Instrukcja wypełniania Oświadczenia Uczestnika [PL]

Załącznik VI: Minimalny zakres danych koniecznych do przekazania FRSE [PDF]

Załącznik VII: Formularz zgłoszeniowy – minimalny zakres danych koniecznych do przekazania przez uczestnika projektu do beneficjenta/organizacji partnerskiej projektu

    • Formularz zgłoszeniowy – osoba ucząca się [DOC]
    • Formularz zgłoszeniowy – absolwent [DOC]
    • Formularz zgłoszeniowy – pracownik [DOC]

Załącznik VIII: Wzór upoważnienia i odwołania do przetwarzania danych – minimalny zakres wymagany przez FRSE [DOC]

Realizacja

Każde działanie w zakresie mobilności powinno być określone w oparciu o ramy jakościowe jak i czasowe, aby zapewnić wysoki poziom merytoryczny stażu, praktyki lub szkolenia zawodowego. Na poprawną realizację projektu składa się wiele etapów. Ich sprawne przeprowadzenie z zachowaniem obowiązujących zasad i wytycznych gwarantuje zakończenie projektu z sukcesem.

Realizacja projektu krok po kroku

Zalecamy zapoznanie się z kluczowymi informacjami, które zostały zebrane w jedynym dokumencie:

Lista kontrolna podstawowych działań i dokumentów potrzebnych do prawidłowego zarządzania projektem POWER VET [PDF]

Grupa partnerska

FRSE zaleca, aby zwrócić uwagę na typ instytucji partnerskiej tworząc dokumentację projektu!

Organizacja wnioskująca: odpowiada za złożenie wniosku dotyczącego projektu mobilności do FRSE, podpisanie umowy finansowej, zarządzanie projektem oraz za sprawozdawczość. Wnioskodawca może również działać w charakterze organizacji wysyłającej;

Organizacja wysyłająca: odpowiada za dokonywanie wyboru osób uczących się/kadry w ramach kształcenia i szkolenia zawodowego i wysyłanie ich za granicę w celu realizacji stażu/programu szkolenia w zagranicznej instytucji;

Organizacja przyjmująca: odpowiada za bezpośrednie przyjmowanie z zagranicy osób uczących się/kadry w ramach kształcenia i szkolenia zawodowego oraz oferowanie im realizacji programu stażu/praktyki lub szkolenia w swojej instytucji.

Projekty realizowane są również we współpracy z organizacjami pośredniczącymi:

  • krajowymi – np. firmy specjalizujące się w zarządzaniu projektami. W tej sytuacji zalecamy, aby mimo korzystania z usług firm zewnętrznych przedstawiciele instytucji beneficjenta nadzorowali stan realizacji projektu i posiadali wiedzę o jego założeniach;
  • zagranicznymi –  np. firmy specjalizujące się w organizacji praktyk zagranicznych. W takim przypadku partner pośredniczy w znalezieniu odpowiedniego miejsca stażu/praktyki lub szkolenia, ale nie oferuje go bezpośrednio u siebie.

Każda zmiana w grupie partnerskiej musi uzyskać akceptację FRSE.

Rekrutacja

1. GRUPA DOCELOWA

Grupą docelową projektu są uczniowie, absolwenci (mobilność musi być zrealizowana w ciągu jednego roku od ukończenia nauki przez uczestnika) oraz kadra kształcenia i szkolenia zawodowego, zgodnie z zasadami określonymi dla programu Erasmus+, Akcja 1: Mobilność edukacyjna w sektorze Kształcenie i szkolenia zawodowe.

2. INFORMOWANIE O ŹRÓDLE DOFINANSOWANIA

Beneficjent od momentu realizacji projektu zobowiązany jest do przekazania uczestnikom  pełnej informacji o źródle dofinansowania, tak aby każdy uczestnik był świadomy, z jakich środków będzie realizował mobilność zagraniczną.

Przypominamy, że projekty realizowane są zgodnie z celami Akcji 1. sektora Kształcenie i szkolenia zawodowe programu Erasmus+, ale dofinansowanie otrzymały  ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER).

3. KWALIFIKOWALNOŚĆ UCZESTNIKÓW

Beneficjent na etapie rekrutacji jest zobowiązany do weryfikacji, czy udział uczestników jest zgodny z zasadami i wytycznymi projektu PO WER „Międzynarodowa mobilność edukacyjna uczniów i absolwentów oraz kadry kształcenia zawodowego” realizowanego przez FRSE.

W ramach projektu PO WER każdy jego uczestnik może wziąć udział maksymalnie w jednej zagranicznej mobilności.

Powtórny udział osób lub zrekrutowanie uczestników spoza grupy docelowej nie będzie uznane przez FRSE!

4. ZASADY REKRUTACJI

Rekrutacja powinna być przeprowadzona w oparciu o:

  • zasady równego dostępu do informacji o realizowanym projekcie;
  • równość szans przy ubieganiu się o zakwalifikowanie na wyjazd zagraniczny bez względu na płeć, wiek niepełnosprawność, wyznanie, itd.;
  • jasno i przejrzyście określone kryteria naboru.

Szczegółowe elementy rekrutacji ustala instytucja wysyłająca.

Rekrutacja uczestników powinna być przeprowadzona w oparciu o regulamin zawierający przejrzyste kryteria oceny i procedurę odwoławczą.

Selekcji uczestników dokonuje powołana w tym celu Komisja Rekrutacyjna, która zatwierdza/podpisuje protokół potwierdzający wybór uczestników.

Rekrutacja może składać się z kilku etapów, a informacja o jej zakończeniu powinna przyjąć formę listy rankingowej.

Należy również stworzyć listę rezerwową uczestników, a w przypadku rekrutacji uzupełniającej potwierdzić ten fakt w dokumentach rekrutacyjnych.

Dokumentacja rekrutacyjna powinna dokładnie odzwierciedlać wszystkie etapy naboru uczestników do projektu.

Przed rozpoczęciem mobilności, instytucja wysyłająca jest bezwzględnie zobowiązana, pod rygorem nieuznania kosztów mobilności za kwalifikowalne, do podpisania umowy z każdym uczestnikiem projektu!

5. DOKUMENTY OBOWIĄZKOWE

Każdy beneficjent jest zobowiązany do posiadania pełnej dokumentacji rekrutacyjnej, zgodnie z wytycznymi FRSE. W związku z tym obowiązkowo powinien posiadać:

  • Regulamin rekrutacji uczestników
  • Formularze zgłoszeniowe uczestników zgodne ze wzorem FRSE:
  • Protokół potwierdzający wybór uczestników (ew. protokół uzupełniający rekrutację)
  • Listę rankingową uczestników zawierającą listę główną i rezerwową – załącznik do protokołów.
Zasada równości szans

Projekty finansowane ze środków PO WER w szczególny sposób powinny uwzględniać kwestię równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz równości szans kobiet i mężczyzn. Szczegółowe informacje dot. stosowania zasady równości szans zostały przedstawione w dokumencie Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju pt. Wytyczne w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020

1. PODSTAWOWE INFORMACJE

Zasada równości szans i niedyskryminacji – umożliwienie wszystkim osobom – bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę lub pochodzenie etniczne, wyznawaną religię lub światopogląd, orientację seksualną – sprawiedliwego, pełnego uczestnictwa we wszystkich dziedzinach życia na jednakowych zasadach.

Zasada równości szans kobiet i mężczyzn – zasada ta ma prowadzić do podejmowania działań na rzecz osiągnięcia stanu, w którym kobietom i mężczyznom przypisuje się taką samą wartość społeczną, równe prawa i równe obowiązki oraz gdy mają oni równy dostęp do zasobów (środki finansowe, szanse rozwoju), z których mogą korzystać. Zasada ta ma gwarantować możliwość wyboru drogi życiowej bez ograniczeń wynikających ze stereotypów płci.

W trakcie wdrażania zasady równości szans prosimy mieć na uwadze, że polityka równości nie oznacza wymogu zachowania przez beneficjenta w realizowanym projekcie parytetu 50/50!

2. PRZYKŁADOWE DZIAŁANIA

  • unikanie kierowania się stereotypami (podziału zawodów na „kobiece” i „męskie”) w doradztwie zawodowym;
  • stosowanie języka wrażliwego na płeć (np. dyrektor/dyrektorka, uczeń/uczennica) lub neutralnego płciowo (stosowanie języka uwzględniającego obie płcie) w dokumentach projektowych, publikacjach, materiałach, komunikatach dla mediów itd.;
  • stosowanie wizerunków zarówno kobiet, jak i mężczyzn np. na plakatach/zdjęciach promujących projekt, a także stosowanie ich wizerunków w sytuacjach niestereotypowych dla danej płci;
  • równe uczestnictwo w podejmowaniu decyzji w projekcie np. skład komisji rekrutacyjnej jest zróżnicowany ze względu na płeć;
  • zapewnienie dostępności do projektu dla osób z niepełnosprawnościami pozwalającej na udział na zasadzie równości z innymi osobami.
Oświadczenia

https://power.frse.org.pl/wp-content/uploads/2020/03/POWERVET_2019_Instrukcja-oswiadczenie-uczestnika-projektu_11.03.2020-bez-flagi.pdfBeneficjenci są zobligowani do przesłania Oświadczenie uczestnika projektu każdej osoby biorącej udział w stażu lub szkoleniu za granicą. Dokument reguluje kwestie administrowania i przetwarzania danych osobowych.

Oświadczenie uczestnika projektu wydruk czarno-biały.

Oświadczenie uczestnika projektu wydruk kolorowy.

Dokument należy:

  • uzupełnić o dane instytucji beneficjenta – punkt 4 oświadczenia
  • wydrukować po jednym egzemplarzu dla każdego uczestnika projektu
  • podpisać przez uczestnika projektu i ewentualnie opiekuna prawnego – uczestnik niepełnoletni
  • odesłać podpisane oświadczenia wszystkich uczestników projektu na adres FRSE z dopiskiem – Oświadczenia uczestników projektu – numer grupy – numer projektu

Instrukcja wypełniania Oświadczenia uczestnika

Wypełnione i podpisane oświadczenia uczestników projektu prosimy odesłać na adres FRSE niezwłocznie po podpisaniu umów pomiędzy beneficjentem (organizacją wysyłającą) a uczestnikiem.

Ważne informacje:

  • pole DATA i MIEJSCOWOŚĆ są obligatoryjne,
  • w polu DATA należy wskazać datę podpisania umowy pomiędzy organizacją wysyłającą a uczestnikiem mobilności,
  • podpis uczestnika i/lub opiekuna prawnego uczestnika powinien być czytelny,
  • oświadczenie należy wydrukować dwustronnie.
Formularz SL

Instytucje realizujące projekty ze środków PO WER, ale na zasadach programu Erasmus+ sektor Kształcenie i Szkolenia Zawodowe, Akcja 1 „Mobilność edukacyjna” są zobligowane do złożenia formularza SL, zgodnie z podpisaną umową finansową z FRSE – Załącznik VI Minimalny zakres danych koniecznych do przekazania do FRSE [PDF]

Formularz SL należy składać jedynie w wersji elektronicznej poprzez system dokumentów On-line, znajdujący się pod adresem: http://online.frse.org.pl/ 

W celu poprawnego złożenia formularza SL należy zapoznać się z instrukcją – Instrukcja SL [PDF]

1. Ogólne wytyczne

  • W formularzu należy wpisać dane wszystkich uczestników projektów mobilności (uczniów, absolwentów, kadrę) finansowanych z projektu PO WER, którzy przystąpili do projektu (tj. podpisali umowę z instytucją wysyłającą).
  • W formularzu prosimy nie uwzględniać opiekunów tj. osób towarzyszących.
  • Formularz należy złożyć tylko w wersji on-line w systemie dokumentów OnLine FRSE w ciągu 3 dni od podpisania umowy z uczestnikiem. Prosimy nie drukować dokumentu i nie przesyłać wersji drukowanej do FRSE.
  • Formularz SL należy wypełnić dwukrotnie, przed wyjazdem grupy i po jej powrocie.
  • Wszystkie pola zaznaczone na czerwono należy wypełnić przed wyjazdem uczestnika na mobilność zagraniczną. Pozostałe pola należy uzupełnić po powrocie uczestnika do kraju.
  • Prosimy nie tworzyć oddzielnych dokumentów dla każdego uczestnika mobilności.
  • Wszyscy uczestnicy danego projektu powinni być uwzględnieni w jednym formularzu. Po zatwierdzeniu jednej grupy uczestników projektu przez FRSE kolejnych uczestników należy do listy dopisać, w tym celu należy skontaktować się z opiekunem w FRSE, aby odblokował formularz do dalszej edycji.
  • Nie należy danych uczestników zatwierdzonych przez FRSE modyfikować i usuwać.  W przypadku podania błędnych/nieprawidłowych danych w formularzu SL2014 należy skontaktować się z opiekunem projektu w celu skorygowania błędów.
  • Po złożeniu Formularz SL należy niezwłocznie przesłać pocztą tradycyjną oryginały oświadczeń wszystkich uczestników na adres FRSE. Informacje o oświadczeniach w Zakładce Realizacja.

2. Poprawność danych

  • Potwierdzeniem przystąpienia uczestnika do projektu jest złożenie Formularza SL z poprawnymi danymi oraz przesłanie oświadczeń uczestników na adres FRSE.
  • Należy zwrócić uwagę na poprawność wprowadzanych w formularzu dat, numerów PESEL i danych osobowych uczestników.
  • Po zakończeniu mobilności wszystkie pola obowiązkowe muszą zostać wypełnione, w tym pole Sytuacja osoby w momencie zakończenia udziału w projekcie (1), Zakończenie udziału osoby w projekcie zgodnie z zaplanowaną dla niej ścieżką uczestnictwa. 

UWAGA! Po złożeniu formularza SL należy mailowo poinformować o tym fakcie opiekuna projektu w FRSE.

Zapraszamy do zapoznania się z Załącznikiem nr 2 Wspólna Lista Wskaźników Kluczowych 2014-2020, gdzie znajdują się m.in. wyjaśnienia pojęć występujących w formularzy SL. Dokument dostępny jest na Portalu Funduszy Europejskich.

Wizualizacja

Podczas wszelkiego rodzaju komunikowania się na zewnątrz, włączając w to konferencje, seminaria lub wszelkie inne przekazywane informacje oraz w przypadku każdego rodzaju materiałów promocyjnych, tj. broszur, ulotek, plakatów, prezentacji itp., należy bezwzględnie zaznaczyć, że realizowany projekt otrzymał dofinansowanie z funduszy UE i uwidocznić to za pomocą emblematów UE, z wykorzystaniem logo i graficznej identyfikacji Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z wytycznymi odnoszącymi się do identyfikacji wizualnej ww. programu opublikowanymi w formie elektronicznej pod adresem (w tym wzory logotypów):

Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020: Zasady promocji i oznakowania projektów

Zapraszamy również do zapoznania się z:

  • Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji – [PDF]
  • KARTA WIZUALIZACJI PROGRAMU OPERACYJNEGO WIEDZA EDUKACJA ROZWÓJ – [PDF]

UWAGA! Posługiwanie się logotypami programu Erasmus+ oraz FRSE jest niedozwolone.

PLAKATY INFORMACYJNE

Zgodnie z umową finansową wszyscy beneficjenci są zobowiązani do umieszczania plakatów informujących o realizacji projektu w głównej siedzibie beneficjenta oraz w miejscu, gdzie realizowane są zadania merytoryczne.

Wzór plakatu [DOC]

Plakat musi zawierać informacje:

  • nazwę beneficjenta
  • tytuł projektu beneficjenta
  • cel projektu (opcjonalnie)
  • wysokość dofinansowania
  • zestaw logo – znaki FE i UE oraz ewentualnie logo beneficjenta

Wzór plakatu należy uzupełnić o brakujące dane i wydrukować na kartce formatu A3. Plakat można modyfikować tylko w zakresie wskazanych pól edycji. A3 to minimalny rozmiar. Plakat może być też wykonany z trwalszego materiału niż papier.

Certyfikaty

Po zakończeniu mobilności każdy uczestnik musi otrzymać certyfikatpotwierdzający udział w projekcie oraz dokument Europass Mobilność. FRSE zaleca, aby uzyskać dwa oryginalne certyfikaty – jeden egzemplarz zostaje przekazany uczestnikowi, drugi zostaje w dokumentacji projektu u beneficjenta.

Certyfikat potwierdzający udział w projekcie osób uczących się/absolwentów [PL] [ENG]

Certyfikat potwierdzający udział w projekcie kadry kształcenia i szkolenia zawodowego [PL] [ENG]

Certyfikat powinien spełniać następujące wymogi:

  • jako “instytucja przyjmująca” powinna zostać wskazana firma lub organizacja, w której uczestnik zrealizował staż,
  • dokument powinien zostać podpisany przez instytucję przyjmującą i pośredniczącą (jeśli występuje),
  • daty potwierdzające okres realizacji stażu nie powinny zawierać dni przeznaczonych na podróż.

Certyfikaty przygotowane samodzielnie przez beneficjenta będą również akceptowane pod warunkiem sporządzenia ich zgodnie z wytycznymi FRSE:

  • podpis organizacji przyjmującej i pośredniczącej oraz wysyłającej,
  • imiona i nazwisko uczestnika,
  • określenie celu mobilności,
  • daty rozpoczęcia i zakończenia stażu (bez podróży),
  • odpowiednie logotypy.

W przypadku wątpliwości należy skonsultować się z pracowanikami zespołu.

Raportowanie

Wszystkie instytucje realizujące projekty w ramach programu PO WER zobowiązane są do złożenia raportu końcowego w systemie Mobility Tool+. Do sporządzenia raportu przejściowego zobligowani są jedynie ci beneficjenci, którzy posiadają stosowny zapis na ten temat w umowie finansowej. Dla pozostałych organizacji nie jest on wymagany. Raport przejściowy składa się za pośrednictwem systemu dokumentów OnLine FRSE.

Raport przejściowy

Do złożenia raportu przejściowego zobligowani są tylko ci beneficjenci, którzy posiadają stosowny zapis na ten temat w umowie finansowej. Dla pozostałych organizacji raport nie jest wymagany.

W przypadku umów finansowych z raportem przejściowym warunkiem uzyskania kolejnej płatności zaliczkowej jest złożenie przez beneficjenta i zatwierdzenie przez FRSE raportu przejściowego. Raport należy złożyć po wykorzystaniu 70% kwoty pierwszej płatności zaliczkowej.

Raport przejściowy składa się za pośrednictwem systemu OnLine FRSE.

Do raportu przejściowego należy obowiązkowo dołączyć:

  • Oświadczenie o prawidłowości danych w raporcie przejściowym [DOC]
  • Program zrealizowanego stażu dla wszystkich zawodów i/lub program mobilności kadry dla każdej grupy:
    • Program zrealizowanego stażu [DOC]
    • Program mobilności kadry [DOC]

Każdy raport przejściowy podlega analizie formalnej, jakościowej i finansowej. Zachęcamy do zapoznania się z Instrukcją sporządzenia i złożenia raportu przejściowego [PDF], która pomoże w przygotowaniu poprawnego raportu.

System Mobility Tool+

1. Informacje ogólne

Mobility Tool+ (MT+) to aplikacja internetowa przeznaczona dla beneficjentów programu Erasmus+ i beneficjentów realizujących projekty finansowane w ramach PO WER. Aplikacja pozwala zarządzać danymi dotyczącymi realizowanych projektów oraz umożliwia złożenie raportu końcowego z realizacji projektu.

Mobility Tool+ znajduje się pod adresem https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility

Informacje umieszczone w Mobility Tool+ powinny odzwierciedlać faktyczny stan realizowanego projektu.

Przed wyjazdem na staż/szkolenie w ciągu 3 dni od podpisania umowy z uczestnikami należy zarejestrować mobilności uczestników w systmie Mobility Tool+ (art. I.1.6 pkt. c umowy finansowej). 

2. Logowanie do systemu

Aby uzyskać dostęp do swojego projektu w systemie, należy:

  • Utworzyć konto w bazie EU_LOGIN (d. system ECAS) na stronie: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility przy rejestracji podając odpowiedni adres e-mail.
  • Potwierdzić adres e-mail za pośrednictwem, którego chcą się Państwo logować do systemu MT+ poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres e-mail opiekuna projektu (w treści: numer projektu + adres e-mail + prośba o umieszczenie projektu w systemie MT+).
  • Zalogować się do systemu Mobility Tool+ na stronie: https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility

Brak potwierdzenia adresu e-mail w FRSE uniemożliwia przetransferowanie projektu do systemu Mobility Tool+.

3. Instrukcje

  • Przewodnik dla użytkowników systemu Mobility Tool+ [PDF] wersja z 10 sierpnia 2016 r.
  • Przewodnik dla użytkowników systemu EU_LOGIN – nowa wersja systemu ECAS (wersja angielska) [PDF] wersja z 25 października 2016 r.
  • Instrukcja: Jak dodać mobilność w systemie MT+ (wersja angielska) [wideo] [prezentacja]
  • Instrukcja: Jak eksportować i importować dane mobilności (wersja angielska) [wideo] [prezentacja]
  • Instrukcja: Jak wypełnić i złożyć raport końcowy (wersja angielska) [wideo] [prezentacja]
Raport końcowy

1. Informacje ogólne

Raport końcowy stanowi sprawozdanie z realizacji całego projektu mobilności i dotyczy konkretnego okresu trwania projektu wskazanego w umowie finansowej (art. I.2.2).

Wszystkie instytucje realizujące projekty w ramach programu PO WER zobowiązane są do złożenia raportu końcowego. Złożenie raportu końcowego jest warunkiem przekazania płatności końcowej.

Termin złożenia raportu jest indywidualny dla każdego projektu. Zgodnie z zapisami umowy raport należy złożyć dopiero po zakończeniu projektu, w terminie zgodnym z zapisami umowy w ciągu 60 dni od daty zakończenia projektu (art. I.4.4).

Niezłożenie raportu końcowego w terminie stanowi podstawę do rozwiązania umowy finansowej i zażądania zwrotu kwoty wypłaconej zaliczki, zgodnie z postanowieniami zawartymi w umowie.

Raport końcowy należy złożyć wyłącznie w wersji elektronicznej, za pośrednictwem systemu Mobility Tool+ (zakładka Raporty).

Po złożeniu raportu końcowego w systemie MT+ należy mailowo poinformować o tym fakcie opiekuna projektu w FRSE. Ułatwi to i przyśpieszy ocenę raportu.

FRSE dokonuje oceny raportu końcowego polegającej na:

  • kontroli poprawności formalnej otrzymanego raportu;
  • walidacji mobilności uczestników w systemie Mobility Tool+;
  • oceny jakościowej raportu;
  • oceny finansowej raportu.

Uwaga! W przypadku, gdy płatność końcowa ma być dokonana na inny numer rachunku bankowego beneficjenta niż ten określony w umowie, fakt ten należy zgłosić FRSE, najpóźniej w dniu złożenia raportu końcowego.

2. Obowiązkowe załączniki do raportu końcowego

Do raportu końcowego z realizacji projektu należy obowiązkowo dołączyć dokumenty zgodnie z Listą załączników do raportu końcowego:

  • oświadczenie – skan podpisanego oświadczenia prawnego przedstawiciela instytucji beneficjenta, pobranego z systemu Mobility Tool+ (zakładka Raporty);
  • program zrealizowanego stażu dla wszystkich zawodów i/lub program mobilności kadry dla każdej grupy – zgodnie ze wzorem FRSE
    • Program zrealizowanego stażu [WORD]
    • Program mobilności kadry [WORD]
  • harmonogram – zgodnie ze wzorem FRSE [EXCEL]
  • wykaz miejsc, w których odbywały się praktyki/staże lub mobilność kadry – w treści raportu lub w programie stażu/szkolenia
  • materiały upowszechniające (artykuły, publikacje, raporty itp.) – w formie załączników dołączonych do raportu lub linków (w treści raportu lub w osobnym pliku).

3. Informacje praktyczne

  • Raport znajduje się w zakładce Raporty i ma formę ankiety on-line.
  • Raport można wystawić (przycisk Wygeneruj raport beneficjenta) na dowolnym etapie realizacji projektu. Przy każdym wejściu do edycji raportu (przycisk Edytuj szkic), system pobiera aktualne dane z pozostałych sekcji (przede wszystkim Mobilności i Budżet).
  • Częściowo wypełniony raport można zapisywać, a następnie wracać do jego wypełniania, aż do momentu złożenia raportu.
  • Raport można złożyć po jego całkowitym wypełnieniu – wówczas w lewym górnym rogu pojawi się przycisk Rozpoczęcie procesu składania raportu.
  • FRSE nie wymaga przysyłania raportu końcowego w wersji papierowej.
  • Istnieje możliwość wydrukowania raportu (zapisania jako PDF) dla własnych potrzeb – zarówno na etapie szkicu (przycisk Drukuj szkic), jak i już złożonego raportu (przycisk Pobierz raport beneficjenta).
  • Po złożeniu raportu, projekt zostanie zablokowany do edycji.

Uwaga! W przypadku zaistnienia siły wyższej w projekcie w związku z COVID-19, należy sprawozdać dane w zgodnie z Instrukcją [PDF]

Sprawozdawczość siła wyższa | COVID-19

W związku z zaistniałą sytuacją epidemii koronawirusa (COVID-19) w Europie harmonogram realizacji działań projektowych musiał ulec zmianom. Część instytucji była zmuszona skrócić mobilność, odwołać lub przesunąć ją na późniejszy termin (tzw. siła wyższa). W związku z tym przekazujemy Państwu zbiorcze wytyczne pomocne w sprawozdawaniu takich sytuacji w systemie Mobility Tool+ oraz w Formularzu SL.

Uprzejmie prosimy o szczegółowe zapoznanie się z Instrukcją i zaktualizowanie danych o Państwa uczestnikach zgodnie z przedstawionymi wytycznymi.

Poprawne sprawozdanie danych systemie Mobility Tool+ i Formularzu SL jest podstawą do rozliczenia kosztów na etapie raportu końcowego.

W przypadku wątpliwości dot. realizacji projektu lub kwestii merytorycznych prosimy o kontakt z opiekunem Państwa projektu. W kwestiach finansowych prosimy kierować pytania do Zespołu Rozliczeń Finansowych. Dane pracowników są dostępne w zakładce ‘kontakt’.

Instrukcja do rozliczania kosztów w związku z COVID-19 [PDF]

Szkolenia

Zapraszamy do zapoznania się z prezentacjami przedstawionymi na szkoleniach nt. zasad zarządzania projektami mobilności, które odbyły się w Warszawie w trzech turach: 9 września 2019 oraz 4 i 7 października 2019.

We wszystkich szkoleniach wzięło udział ok. 240 przedstawicieli instytucji realizujących projekty mobilności z listy rezerwowej konkursu 2019, sektor Kształcenie i szkolenia zawodowe – akcja 1, które finansowane są ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) w ramach realizowanego przez FRSE projektu „Międzynarodowa mobilność edukacyjna uczniów i absolwentów oraz kadry kształcenia zawodowego”.

Z

Kwestie formalne zarządzania projektem - umowa finansowa pomiędzy FRSE a instytucją beneficjenta

Z

Umowa pomiędzy beneficjentem a uczestnikiem mobilności

Z

Zarządzanie jakościowe projektem

Z

Zarządzanie finansowe projektem

Z

System Mobility Tool+ i formularz SL - wstępne zagadnienia