FRSE jest odpowiedzialna za przeprowadzenie selekcji formularzy zgłoszeniowych. Każda uprawniona instytucja może złożyć tylko jeden formularz zgłoszeniowy w danym naborze. Termin składania formularzy na dany konkurs podany jest w Zaproszeniu do składania formularzy zgłoszeniowych. Formularze złożone po terminie określonym w Zaproszeniu nie będą rozpatrywane. Formularz zgłoszeniowy podlega ocenie formalnej i merytorycznej. Na podstawie punktów przyznanych przez ekspertów tworzona jest lista rankingowa formularzy, opublikowana na stronie projektu. Dofinansowanie mają szanse otrzymać przedsięwzięcia z najwyższą liczbą punktów do wysokości zaplanowanego budżetu na dany nabór.
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji – Zespół Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój ogłasza wyniki konkursu formularzy zgłoszeniowych złożonych w terminie do dnia 30 listopada 2021 r. w ramach projektu „Ponadnarodowa mobilność uczniów”. Decyzja Zarządu FRSE o zatwierdzeniu przedsięwzięć w ramach IV naboru została podjęta w dniu 24 marca 2022 roku.
Każda instytucja, która otrzymała informację o przyznaniu dofinansowania w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, projekt „Ponadnarodowa mobilność uczniów” zobowiązana jest do podpisania umowy finansowej z Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji. Rozróżniamy trzy rodzaje umów finansowych w zależności od rodzaju instytucji – szkoły niepubliczne z dofinansowaniem poniżej 100 tys. PLN i szkoły publiczne, szkoły niepubliczne z dofinansowaniem powyżej 100 tys. PLN oraz szkoły będące Państwową Jednostką Budżetową. Szczegółowe informacje i terminy podpisania umowy zostaną przekazane do koordynatorów przedsięwzięć.
Wszystkie etapy przedsięwzięcia powinny zostać precyzyjnie określone, a następnie realizowane w oparciu o ramy jakościowe oraz czasowe, zapewniając wysoki poziom merytoryczny ich wykonania. Sprawne i terminowe przeprowadzenie poszczególnych faz, z zachowaniem obowiązujących zasad i wytycznych, gwarantuje zakończenie przedsięwzięcia z sukcesem. Działania powinny być skorelowane z codziennymi działaniami szkoły i programami nauczania poszczególnych przedmiotów uczniów biorących udział w wyjazdach zagranicznych. Uczniowie powinni zostać włączeni we wszystkie etapy przedsięwzięcia.
Rekrutacja uczestników
1. GRUPA DOCELOWA
Grupą docelową projektu są uczniowie od VI klasy szkoły podstawowej do momentu zakończenia edukacji szkolnej, chcący zdobyć i pogłębić umiejętności związane z obszarem działań projektowych oraz różnorodnych dziedzin takich jak: praca w międzynarodowej grupie, rozwijanie relacji społecznych, doskonalenie umiejętności z dziedziny technologii informacyjno-komunikacyjnej, planowania oraz realizacji działań projektowych.
2. KWALIFIKOWALNOŚĆ UCZESTNIKÓW
Realizator przedsięwzięcia na etapie rekrutacji jest zobowiązany do weryfikacji, czy udział uczestników jest zgodny z zasadami i wytycznymi projektu PO WER „Ponadnarodowa mobilność uczniów” realizowanego przez FRSE.
W ramach projektu PO WER „Ponadnarodowa mobilność uczniów” każdy jego uczestnik może wziąć udział maksymalnie w jednej zagranicznej mobilności.
Powtórny udział osób lub zrekrutowanie uczestników spoza grupy docelowej nie będzie uznane przez FRSE!
3. ZASADY REKRUTACJI
Rekrutacja powinna być przeprowadzona w oparciu o:
- zasady równego dostępu do informacji o realizowanym przedsięwzięciu;
- równość szans przy ubieganiu się o zakwalifikowanie na wyjazd zagraniczny bez względu na płeć, niepełnosprawność, wyznanie, itd.;
- jasno i przejrzyście określone kryteria naboru.
Szczegółowe elementy rekrutacji ustala instytucja wysyłająca.
Rekrutacja uczestników powinna zostać przeprowadzona w oparciu o regulamin zawierający przejrzyste kryteria oceny i procedurę odwoławczą. Należy przeprowadzić rekrutację dla wszystkich uczestników, również dla kadry, analogicznie jak dla uczniów.
Selekcji uczestników dokonuje powołana w tym celu Komisja Rekrutacyjna, która zatwierdza/podpisuje protokół potwierdzający wybór uczestników. W przypadku rekrutacji opiekunów, osoby wchodzące w skład Komisji Rekrutacyjnej nie powinny oceniać własnych formularzy zgłoszeniowych.
Rekrutacja może składać się z kilku etapów, a informacja o jej zakończeniu powinna przyjąć formę listy rankingowej.
Należy również stworzyć listę rezerwową uczestników, a w przypadku rekrutacji uzupełniającej potwierdzić ten fakt w dokumentach rekrutacyjnych.
Dokumentacja rekrutacyjna powinna dokładnie odzwierciedlać wszystkie etapy naboru uczestników do przedsięwzięcia.
Przed rozpoczęciem mobilności, instytucja wysyłająca jest bezwzględnie zobowiązana, pod rygorem nieuznania kosztów mobilności za kwalifikowalne, do podpisania umowy z każdym uczestnikiem przedsięwzięcia!
4. DOKUMENTY REKRUTACYJNE
Każdy realizator przedsięwzięcia zobowiązany jest do posiadania pełnej dokumentacji rekrutacyjnej, zgodnie z wytycznymi FRSE. Dokumentacja rekrutacyjna traktowana jest jako część dokumentacji przedsięwzięcia. FRSE może zażądać w trybie pilnym kopii wszystkich dokumentów rekrutacyjnych.
Dokumentacja rekrutacyjna obejmuje:
- Regulamin rekrutacji uczestników
- Formularze zgłoszeniowe uczestników zgodne ze wzorem FRSE – Wzór karty zgłoszenia ucznia do mobilności
- Protokół potwierdzający wybór uczestników (ew. protokół uzupełniający rekrutację)
- Listę rankingową uczestników zawierającą listę główną i rezerwową – załącznik do protokołów.
Zasada równości szans
Projekty finansowane ze środków PO WER w szczególny sposób powinny zwrócić uwagę na kwestię równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz równości szans kobiet i mężczyzn. Szczegółowe informacje dot. stosowania zasady równości szans zostały przedstawione w dokumencie Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju pt. Wytyczne w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020.
1. PODSTAWOWE INFORMACJE
Zasada równości szans i niedyskryminacji – umożliwienie wszystkim osobom – bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę lub pochodzenie etniczne, wyznawaną religię lub światopogląd, orientację seksualną – sprawiedliwego, pełnego uczestnictwa we wszystkich dziedzinach życia na jednakowych zasadach.
Zasada równości szans kobiet i mężczyzn – zasada ta ma prowadzić do podejmowania działań na rzecz osiągnięcia stanu, w którym kobietom i mężczyznom przypisuje się taką samą wartość społeczną, równe prawa i równe obowiązki oraz gdy mają oni równy dostęp do zasobów (środki finansowe, szanse rozwoju), z których mogą korzystać. Zasada ta ma gwarantować możliwość wyboru drogi życiowej bez ograniczeń wynikających ze stereotypów płci.
W trakcie wdrażania zasady równości szans prosimy mieć na uwadze, że polityka równości w realizowanym przedsięwzięciu nie oznacza, że realizator powinien zachować parytet 50/50.
2. PRZYKŁADOWE DZIAŁANIA
- unikanie kierowania się stereotypami (podziału zawodów na „kobiece” i „męskie”) w doradztwie zawodowym
- stosowanie języka wrażliwego na płeć (np. dyrektor/dyrektorka, uczeń/uczennica) lub neutralnego płciowo (stosowanie języka uwzględniającego obie płcie) w dokumentach projektowych, publikacjach, materiałach, komunikatów dla mediów itd.)
- stosowanie wizerunków zarówno kobiet, jak i mężczyzn np. na plakatach/zdjęciach promujących przedsięwzięcie, a także stosowanie ich wizerunków w sytuacjach niestereotypowych dla danej płci
- równe uczestnictwo w podejmowaniu decyzji w projekcie np. w skład komisji rekrutacyjnej jest zróżnicowany ze względu na płeć
- zapewnienie dostępności do projektu dla osób z niepełnosprawnościami pozwalającej na udział na zasadzie równości z innymi osobami
Umowa pomiędzy organizacją wysyłającą a opiekunem
Wzór umowy pomiędzy organizacją wysyłającą a opiekunem
Załączniki do umowy z opiekunem:
- Harmonogram wyjazdu zagranicznego (*przygotowuje organizacja wysyłająca)
- Warunki ogólne
- Oświadczenie uczestnika Przedsięwzięcia
W ciągu 3 dni roboczych od podpisania umowy z opiekunem należy:
- Przekazać poprzez system informatyczny udostępniony przez FRSE dane dotyczące uczestnika przedsięwzięcia
- Przesłać pocztą tradycyjną oryginał Oświadczenia uczestnika przedsięwzięcia, zgodny z załącznikiem VIII do umowy z FRSE
Zasady przygotowania umowy pomiędzy organizacją wysyłąjącą a opiekunem:
- Umowę przygotowuje Realizator przedsięwzięcia, podając informacje i dane zgodnie z zawartymi w formularzu aplikacyjnym, umowie oraz formularzu kontraktowym
- OBLIGATORYJNIE! Podpisanie umowy wraz ze wszystkimi załącznikami z każdym opiekunem przed rozpoczęciem mobilności (w tym przed wizytą przygotowawczą)
- Wielokrotne wyjazdy jednego opiekuna – konieczność podpisania umowy przed każdą mobilnością
- Wzór zawiera minimalne wymagania dot. zapisów
- Możliwość dostosowania zapisów do potrzeb organizacji poprzez dodawanie zapisów precyzujących lub używanie zapisu „nie dotyczy”
- Umowa zawarta pomiędzy dwoma stronami (2 egzemplarze)
- Zmiany po podpisaniu umowy – forma pisemna
Zasady uczestnictwa ucznia w mobilności ponadnarodowej
Zasady uczestnictwa ucznia w mobilności ponadnarodowej
Załączniki do zasad uczestnictwa ucznia w mobilności ponadnarodowej:
W ciągu 3 dni roboczych od podpisania zasad uczestnictwa należy:
- Przekazać poprzez system informatyczny udostępniony przez FRSE dane dotyczące uczestnika przedsięwzięcia
- Przesłać pocztą tradycyjną oryginał Oświadczenia uczestnika przedsięwzięcia, zgodny z załącznikiem VIII do umowy z FRSE
Wytyczne dotyczące przygotowania zasad uczestnictwa ucznia w przedsięwzięciu:
- Dokument przygotowuje Realizator przedsięwzięcia, podając informacje i dane zgodnie z zawartymi w formularzu aplikacyjnym, umowie z FRSE oraz formularzu kontraktowym
- OBLIGATORYJNIE! Podpisanie zasad uczestnictwa ucznia wraz ze wszystkimi załącznikami z każdym uczestnikiem (uczniem) przed rozpoczęciem mobilności
- W przypadku ucznia niepełnoletniego dokumenty podpisuje dodatkowo rodzic/opiekun prawny
- Wyłącznie jeden wyjazd danego ucznia w ramach przedsięwzięcia
- Wzór zawiera minimalne wymagania dot. zapisów
- Możliwość dostosowania zapisów do potrzeb organizacji poprzez dodawanie zapisów precyzujących lub używanie zapisu „nie dotyczy”
- Umowa zawarta pomiędzy dwoma stronami (2 egzemplarze)
- Zmiany po podpisaniu umowy – forma pisemna
Oświadczenie uczestnika przedsięwzięcia
Realizatorzy przedsięwzięć są zobligowani do przesłania Oświadczenia uczestnika Przedsięwzięcia każdej osoby biorącej udział w mobilności. Dokument reguluje kwestie administrowania i przetwarzania danych osobowych.
Dokument należy:
- uzupełnić o dane instytucji wysyłającej – punkt 4 oświadczenia
- wydrukować po jednym egzemplarzu dla każdego uczestnika przedsięwzięcia
- podpisać przez uczestnika przedsięwzięcia i ewentualnie opiekuna prawnego – uczestnik niepełnoletni
- odesłać podpisane oświadczenia wszystkich uczestników projektu na adres FRSE z dopiskiem Oświadczenia uczestników – numer przedsięwzięcia
Wypełnione i podpisane oświadczenia uczestników projektu prosimy odesłać na adres FRSE niezwłocznie po podpisaniu umów pomiędzy opiekunem a organizacją wysyłającą oraz zasad uczestnictwa ucznia w mobilności ponadnarodowej.
Ważne informacje:
- pole DATA i MIEJSCOWOŚĆ są obligatoryjne
- w polu DATA należy wskazać datę podpisania umowy pomiędzy organizacją wysyłającą a uczestnikiem mobilności
- podpis uczestnika i/lub opiekuna prawnego uczestnika powinien być czytelny
- oświadczenie należy wydrukować dwustronnie.
Instrukcja wypełnienia Oświadczenia uczestnika:
Formularz SL
Instytucje realizujące projekty ze środków PO WER są zobligowane do złożenia formularza SL, zgodnie z podpisaną umową finansową z FRSE – Załącznik IV Minimalny zakres danych koniecznych do przekazania do FRSE
Formularz SL należy składać jedynie w wersji elektronicznej poprzez system dokumentów On-line, znajdujący się pod adresem: http://online.frse.org.pl/
W celu poprawnego złożenia formularza SL należy zapoznać się z instrukcją – Instrukcja SL
1. Ogólne wytyczne
- W formularzu należy wpisać dane wszystkich uczestników mobilności (uczniów, opiekunów) finansowanych z projektu PO WER, którzy przystąpili do przedsięwzięcia (tj. podpisali umowę z instytucją wysyłającą).
- W formularzu prosimy nie uwzględniać osób towarzyszących.
- Formularz należy złożyć tylko w wersji on-line w systemie dokumentów OnLine FRSE w ciągu 3 dni od podpisania umowy pomiędzy opiekunem a instytucją wysyłąjącą oraz zasad uczestnictwa ucznia w mobilności ponadnarodowej. Prosimy nie drukować dokumentu i nie przesyłać wersji drukowanej do FRSE.
- Prosimy nie tworzyć oddzielnych dokumentów dla każdego uczestnika mobilności.
- Wszyscy uczestnicy danego przedsięwzięcia powinni być uwzględnieni w jednym formularzu. Po zatwierdzeniu jednej grupy uczestników przedsięwzięcia przez FRSE kolejnych uczestników należy do listy dopisać. W przypadku braku takiej możliwości należy skontaktować się z opiekunem w FRSE aby odblokował formularz do dalszej edycji.
- Nie należy danych uczestników zatwierdzonych przez FRSE modyfikować i usuwać. W przypadku podania błędnych/nieprawidłowych danych w formularzu SL2014 należy skontaktować się z opiekunem przedsięwzięcia z ramienia FRSE w celu skorygowania błędów.
- Po złożeniu Formularz SL należy niezwłocznie przesłać pocztą tradycyjną oryginały oświadczeń wszystkich uczestników na adres FRSE.
2. Poprawność danych
- Potwierdzeniem przystąpienia uczestnika do projektu jest złożenie Formularza SL z poprawnymi danymi oraz przesłanie oświadczeń uczestników na adres FRSE.
- Należy zwrócić uwagę na poprawność wprowadzanych dat w formularzu, numerów PESEL i danych osobowych uczestników.
- Po zakończeniu mobilności wszystkie pola obowiązkowe muszą zostać wypełnione.
Zapraszamy do zapoznania się z Załącznikiem Nr 2 Wspólna Lista Wskaźników Kluczowych 2014-2020, gdzie znajdują się m.in. wyjaśnienia pojęć występujących w formularzy SL. Dokument dostępny jest na Portalu Funduszy Europejskich.
Dokumenty niezbędne do rozliczenia przedsięwzięcia
- Wzór listy obecności – przygotowanie uczestnika do mobilności
- Wzór listy obecności w trakcie trwania wyjazdu zagranicznego (mobilności ponadnarodowej)
- Wzór umowy o współpracy pomiędzy instytucją wysyłającą a organizacją przyjmującą – EN
- Wzór umowy o współpracy pomiędzy instytucją wysyłającą a organizacją przyjmującą – PL
- Wzór dziennego raportu instytucji przyjmującej
- Wzór certyfikatu
Certyfikat
Certyfikat uczestnictwa jest najważniejszym dokumentem potwierdzającym zrealizowaną mobilność. Realizator przedsięwzięcia powinien zadbać, aby instytucja przyjmująca wystawiła każdemu uczestnikowi certyfikat opatrzony logotypami PO WER.
Po zakończeniu mobilności każdy uczestnik musi otrzymać certyfikat potwierdzający udział w projekcie. FRSE zaleca, aby uzyskać dwa oryginalne certyfikaty – jeden egzemplarz zostaje przekazany uczestnikowi, drugi zostaje w dokumentacji projektu u beneficjenta. Zalecamy korzystanie ze wzoru certyfikatu przygotowanego przez FRSE:
Informacje na certyfikacie można rozszerzać w zależności od indywidualnych potrzeb.
Certyfikaty przygotowane samodzielnie przez beneficjenta będą również akceptowane pod warunkiem sporządzenia ich zgodnie z wytycznymi FRSE:
- oryginalny podpis organizacji przyjmującej,
- imię i nazwisko uczestnika,
- określenie celu mobilności,
- daty rozpoczęcia i zakończenia mobilności (bez podróży),
- odpowiednie logotypy PO WER.
W przypadku wątpliwości należy skonsultować się z pracownikami zespołu.
Wizualizacja
Podczas wszelkiego rodzaju komunikowania się na zewnątrz, włączając w to konferencje, seminaria lub wszelkie inne przekazywane informacje oraz w przypadku każdego rodzaju materiałów promocyjnych, tj. broszur, ulotek, plakatów, prezentacji itp., należy bezwzględnie zaznaczyć, że realizowane przedsięwzięćie otrzymało dofinansowanie z funduszy UE i uwidocznić to za pomocą emblematów UE, z wykorzystaniem logo i graficznej identyfikacji Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z wytycznymi odnoszącymi się do identyfikacji wizualnej ww. programu opublikowanymi w formie elektronicznej pod adresem (w tym wzory logotypów):
Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020: Zasady promocji i oznakowania projektów
Zapraszamy również do zapoznania się z poniższymi dokumentami:
- Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji
- Karta wizualizacji Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój
UWAGA! Posługiwanie się logotypami FRSE jest niedozwolone.
PLAKATY INFORMACYJNE
Zgodnie z umową finansową wszyscy realizatorzy przedsięwzięć są zobowiązani do umieszczania plakatów informujących o realizacji przedsięwzięcia w głównej siedzibie realizatora oraz w miejscu, gdzie realizowane są zadania merytoryczne.
Plakat musi zawierać informacje:
- nazwę realizatora przedsięwzięcia
- tytuł przedsięwzięcia
- cel przedsięwzięcia (opcjonalnie)
- wysokość dofinansowania
- zestaw logo – znaki FE i UE, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej oraz ewentualnie logo realizatora przedsięwzięcia
Wzór plakatu należy uzupełnić o brakujące dane i wydrukować na kartce formatu A3. Plakat można modyfikować tylko w zakresie wskazanych pól edycji. A3 to minimalny rozmiar. Plakat może być też wykonany z trwalszego materiału niż papier.
Każda instytucja wysyłająca zobowiązana jest do złożenia w trakcie realizacji swojego przedsięwzięcia raportu zbiorczego będącego integralną częścią raportu indywidualnego uczestnika i stanowiącego sprawozdanie po odbytym wyjeździe każdej grupy uczniów. Wszystkie szkoły realizujące mobilności zagraniczne zobowiązane są do przedstawienia raportu końcowego z realizacji przedsięwzięcia, stanowiącego prośbę o płatność końcową. Do złożenia raportu przejściowego zobligowani są przedstawiciele instytucji niepublicznych z dofinansowaniem powyżej 100 tys. PLN oraz instytucji publicznych i niepublicznych realizujących przedsięwzięcia 12-miesięczne.
Zespół PO WER serdecznie zaprasza na spotkania informacyjne w ramach projektu „Ponadnarodowa mobilność uczniów” nt. zasad zarządzania inicjatywami realizowanymi ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój. Spotkania poświęcone będą kwestiom merytorycznym związanym z prawidłową realizacją przedsięwzięć. Omawiane będą najważniejsze dokumenty oraz kwestie związane z zarządzaniem finansami w ramach inicjatyw. O planowanych spotkaniach zarówno dla realizatorów przedsięwzięć jak również przyszłych wnioskodawców zespół PO WER będzie informował na bieżąco. Zapraszamy!
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Aleje Jerozolimskie 142A,
02-305 Warszawa